2024-09-22

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie!

Z dniem 25 września 2024 r. w życie wejdzie ustawa o ochronie sygnalistów. Tym samym Polska jest ostatnim krajem, który zakończył proces transpozycji do prawa krajowego dyrektywy UE dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości. Kim jednak jest sygnalista i jak wygląda procedura zgłaszania nieprawidłowości?

Poniżej przedstawiamy genezę powstania ustawy o ochronie sygnalistów oraz podsumowanie nowych przepisów najistotniejszych z punktu widzenia pracodawcy.

Kim jest sygnalista?

Wedle ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistą może być wyłącznie osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być zatem zarówno pracownik, pracownik tymczasowy czy zleceniobiorca, ale także m.in. przedsiębiorca, członek organu, prokurent, akcjonariuszy czy wspólnik spółki.

Co istotne, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów będą miały zastosowanie nie tylko w stosunku do osób pozostających w zatrudnieniu w chwili dokonywania zgłoszenia, ale także wobec osób, które dokonają zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem przez nie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Ustawa o ochronie sygnalistów – dlaczego powstała?

W polskim systemie prawnym dotychczas brak było regulacji poświęconej ochronie sygnalistów. Konieczność wdrożenia jednakże odpowiednich procedur powstała już kilka lat temu. Bowiem dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., regulujące kwestię ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, nałożyło na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia w życie przepisów niezbędnych do wykonania dyrektywy w terminie do dnia 17 grudnia 2021 r. W Polsce pierwszy projekt ustawy o ochronie sygnalistów pojawił się już w październiku 2021 r., jednakże dalsze prace legislacyjne przesunęły przyjęcie finalnej treści ustawy o kolejne 3 lata, co zwieńczyło przyjęcie przedmiotowej ustawy o ochronie sygnalistów przez sejm w dniu 24 czerwca 2024 r.

Przedmiot oraz treść zgłoszenia sygnalisty

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 przedmiotem zgłoszenia sygnalisty obejmuje dziesięć dziedzin takich jak:

zamówienia publiczne;
usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
bezpieczeństwo transportu;
ochrona środowiska;
ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
zdrowie publiczne;
ochrona konsumentów;
ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.

Wspomniana dyrektywa zobligowała Państwa Członkowskie do uwzględnienia w przepisach krajowych pewnych dziedzin prawa i życia społecznego, w zakresie których sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszeń, pozostawiając jednak możliwość ewentualnego rozszerzenia przyjętego katalogu. Z tego względu, w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów ustawodawca zdecydował się o rozszerzenie tego katalogu o kolejne dziedziny takie jak:

korupcja,
interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z innymi wskazanymi dziedzinami.

Jednocześnie w ustawie o ochronie sygnalistów znajduje się zapis, iż sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Przepisy nie wprowadzają szczególnych wymogów co do tego, jakie informacje winny się znajdować w zgłoszeniu sygnalisty. Warto jednakże aby zgłoszenie zawierało co najmniej takie informacje jak dane sygnalisty, w tym dane kontaktowe (chyba że zgłoszenie dokonywane jest anonimowo), opisanie naruszenia prawa w organizacji sygnalisty, przebiegu naruszenia, innych okoliczności związanych z naruszeniem, dane osoby, która dopuściła się naruszenia, jeśli sygnalista je posiada, orz ewentualnie wskazanie/ dołączenie dowodów.

Systemy zgłaszania naruszeń

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy kanały zgłaszania naruszeń przez sygnalistów:

zgłoszenie wewnętrzne – a więc zgłoszenie dokonywane poprzez skierowanie informacji bezpośrednio do podmiotu, w którym doszło lub mogło dojść do naruszenia (problematyka zgłoszeń wewnętrznych zostanie szczegółowo w dalszej części),
zgłoszenie zewnętrzne – a więc zgłoszenie dokonywane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego,
zgłoszenie publiczne – a więc dokonanie zgłoszenia poprzez podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

O ile sygnalista dokonując zgłoszenia zewnętrznego nie musi uprzednio dokonywać zgłoszenia wewnętrznego, o tyle w przypadku zgłoszenia publicznego sygnalista musi najpierw dokonać:

zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

- chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Procedura wewnętrzna

Dla pracodawców kluczową pozostaje procedura wewnętrzna zgłoszenia naruszeń przez sygnalistów.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie dotyczyć podmiotów prawnych, na których rzecz, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Próg 50 osób nie ma jednak zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska - w takim przypadku podmiot prawny ma obowiązek ustanowienia procedury niezależnie od liczby osób, które wykonują na jego rzecz pracę zarobkową.

W pierwszej kolejności podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa), albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym (jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa). Konsultacje te powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych, natomiast sama procedura zgłoszeń powinna wejść w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązkowo powinna określać:

wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1., jeżeli zapewniają bezstronność;
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3.;
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5–3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Dodatkowo, procedura może określać także inne aspekty, takie jak:

wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna umożliwiać zgłaszanie naruszeń co najmniej na dwa sposoby – ustnie lub pisemnie, przy czym zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zgłoszenie telefoniczne obwarowane jest konkretnymi wymaganiami zgodnie z którymi ma być dokumentowane w formie:

nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub
kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę, osobę lub podmiot odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń.

Zgłoszenie ustne i dokonane za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane ma być natomiast w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez jednostkę lub osobę, lub podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, przy czym sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Wskazać także należy, iż na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane także podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę, osobę lub podmiot odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń, a sygnalista również może dokonać jego sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Podmioty prawne, które mają obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, są również zobligowane do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Taki rejestr powinien obejmować: numer zgłoszenia; przedmiot naruszenia prawa; dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; adres do kontaktu sygnalisty; datę dokonania zgłoszenia; informację o podjętych działaniach następczych; datę zakończenia sprawy.

Działania odwetowe

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. wprowadziła zakaz działań odwetowy wobec sygnalisty dokonującego zgłoszeń. Działania te nie mogą być podejmowane w następujących formach:

zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
degradacji lub wstrzymania awansu;
przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
wstrzymania szkoleń;
negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
odebrania licencji lub zezwolenia;
skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

Polska ustawa o ochronie sygnalistów rozszerzyła ten katalog o m.in. próby lub groźby zastosowania takich działań. Ponadto, ustawa o sygnalistach zawiera zapis, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, by udowodnić, że podjęte przez niego działanie, nie było działaniem odwetowym.

Ustawa o sygnalistach przewiduje odpowiedzialność cywilną w związku z ewentualnymi działaniami odwetowymi. Na jej gruncie sygnalista będzie mógł zatem dochodzić odszkodowania od pracodawcy (lub drugiej strony stosunku prawnego) za działania odwetowe w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub ma prawo do zadośćuczynienia. Z drugiej natomiast strony, gdy to sygnalista świadomie zgłosi nieprawdziwe informacje – osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Ochrona danych osobowych na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

Ustawa o sygnalistach reguluje w sposób szczegółowy kwestię ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie. Zgodnie z brzmieniem przepisów, Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Powyższe nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Ustawa wprowadza liczne zabezpieczenia prze ujawnienie tożsamości sygnalisty. W szczególności przed dokonaniem ujawnienia ujawnieniem danych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Ustawa o sygnalistach przewiduje pewne odstępstwa od obowiązku informacyjnego uregulowanego przepisami RODO. Ustawodawca nie przewidział bowiem obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą o źródle pozyskania jej danych osobowych, chyba że zgłaszający nie spełnia warunków do bycia uznanym za sygnalistę według art. 6 ustawy o sygnalistach (a więc w chwili dokonania zgłoszenia nie miał uzasadnionych podstaw sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa) albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie informacji.

Jednocześnie ustawa przewiduje termin przetwarzania danych. I tak, dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, natomiast dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie powyższych terminów, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem.

Odpowiedzialność karna

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje również sankcje karne dla poszczególnych przestępstw związanych z działalnością sygnalistów, takie jak:

za uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3;
za podjęcie działań odwetowych przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2;uporczywe podejmowanie działań odwetowych wobec chronionych osób – kara pozbawienia wolności do lat 3;
za naruszenie obowiązku zachowania w poufności tożsamości sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
za świadome dokonanie fałszywego zgłoszenia – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2;
za zaniechanie ustanowienia lub ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów – kara grzywny.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów jest istotnym krokiem zmierzającym do wzmocnienia ochrony praw obywatelskich, a także zwiększenia zaufania publicznego do instytucji i przedsiębiorstw. Sygnaliście pełnią istotną funkcję w przedsiębiorstwie, bowiem dzięki ich działaniu wiele naruszeń pozostaje należycie wcześnie ujawnionych i ukaranych, a przyznanie im należytej ochrony poprzez wdrożenie odpowiedniej procedury pozwoli im na dalsze działanie, a w konsekwencji umocnienie uczciwego społeczeństwa.

Jesteś zobowiązany do stworzenia procedury dokonywania zgłoszeń? Nasza Kancelaria oferuje szeroką pomoc prawną w przygotowaniu wszelkiej dokumentacji oraz wzorcowej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych („Procedura zgłoszeń wewnętrznych”), jak również pomoc prawną na dalszym etapie jej wdrażania i realizacji.

Zapraszamy do kontaktu!