Przekształcenie JDG, spółki cywilnej i spółki jawnej w spółkę z o.o. – co należy wiedzieć?

Przedsiębiorca, rozpoczynając prowadzenie działalności, w pierwszej kolejności decyduje czy chce działać samodzielnie, czy może w ramach spółki. Na dalszym etapie prowadzenia działalności może dokonać jednakże przekształcenia prowadzonej przez siebie działalności, poprzez zmianę jej dotychczasowej formy prawnej. Przekształcenie firmy to zmiana jej formy prawnej bez konieczności zamykania dotychczasowej działalności. Przedsiębiorcy często wybierają tę opcję, by poprawić funkcjonowanie firmy, szczególnie z powodów finansowych.

Motorem do zmiany formy prawnej często bywa chęć ograniczenia obciążeń publicznoprawnych związanych z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorcy bardzo często decydują się na zmianę dotychczasowej formy prawnej działalności w prowadzenie jej w ramach spółki z o.o. Wynika to z faktu, iż spółka z o.o. to elastyczna i co do zasady bezpieczna forma prowadzenia biznesu gdyż pozwala na ograniczenie odpowiedzialności wspólników poprzez wyłączenie ich odpowiedzialności osobistej. 

Ogólne wymagania co do możliwości przekształcenia spółki ustanawia art. 556 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym „Do przekształcenia spółki wymaga się:  1) sporządzenia planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami, a w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną - wraz z opinią biegłego rewidenta; 2) powzięcia uchwały o przekształceniu spółki; 3) powołania członków organów spółki przekształconej albo określenia wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją; 4) (uchylony); 5) dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej.”. Szczegółowe jednak kwestie związane z przebiegiem procesu przekształcenia mogą się różnić w zależności od tego, którą z form działalności zamierzamy przekształcić w spółkę z o.o.

W tym artykule omówimy najważniejsze kwestie związane z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), spółki cywilnej i spółki jawnej w spółkę z o.o. 

Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. 

Zgodnie z art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych „Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221, 641, 803, 1414 i 2029) - (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą) (przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową).”. 

Pierwszym etapem przekształcenia jest sporządzenie plany przekształcenia wraz z załącznikami. W tym zakresie jednakże wskazać należy, iż art. 557 § 3 k.s.h. wprowadza wymóg, aby w spółce jednoosobowej plan przekształcenia sporządzony był w formie aktu notarialnego. Plan ten powinien zawierać m.in. wartość majątku firmy na określony dzień w miesiącu przed jego sporządzeniem. Do planu tego należy dołączyć także: projekt oświadczenia o przekształceniu firmy, projekt umowy lub statutu nowej formy działalności, wycenę majątku firmy (a więc jej aktywa i pasywa), a także sprawozdanie finansowe. Tak sporządzony plan wraz z załącznikami podlega w dalszej kolejności sprawdzeniu przez biegłego rewidenta, wyznaczonego przez sąd rejonowy właściwy dla siedziby firmy, który ma maksymalnie dwa miesiąca na sporządzenia pisemnej opinii o poprawności i rzetelności planu.

Art. 5849 k.s.h. wskazuje, co powinno znaleźć się w oświadczeniu o przekształceniu spółki sporządzonym w formie aktu notarialnego. Oświadczenie takie winno zatem zawierać: rodzaj spółki, w jaką przekształca się firma; wysokość kapitału zakładowego; zakres specjalnych praw, jeśli takie zostaną przyznane przedsiębiorcy, jako wspólnikowi nowej spółki; oraz imiona i nazwiska członków zarządu nowej spółki. Utworzenie organów spółki przy przekształcaniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest konieczne. W pierwszej kolejności trzeba powołać zarząd, zgodnie z zasadami obowiązującymi przy zakładaniu tego typu spółek. Dodatkowo jednakże należy pamiętać, iż może być wymagane również powołanie rady nadzorczej, co nastąpi w przypadku, gdy umowa spółki to przewiduje lub kapitał zakładowy przekracza 500.000,00 zł, a liczba wspólników wynosi więcej niż 25.

W dalszej kolejności wskazać należy na wyrażoną w art. 553 k.s.h. zasadę kontynuacji, zgodnie z którą „§ 1. Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. § 2. Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej”. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przekształconej w spółkę z o.o. cała firma działa dalej tak, jakby była kontynuacją poprzedniej formy działalności. Oznacza to, że nowa spółka z o.o. przejmuje wszystkie prawa i obowiązki dawnej działalności gospodarczej, więc nie trzeba zmieniać ani podpisywać od nowa istniejących umów, a nadto spółka zachowuje również zezwolenia, koncesje i ulgi, które miała jednoosobowa działalność, chyba, że z dokumentów tych wynika inaczej. 

Dokonując zmiany JDG w spółkę z o.o. przedsiębiorca może albo nadać spółce nową nazwę, albo działać pod dotychczasową dodając do niej wyłącznie człon „spółka z o.o.”. Co więcej, w przypadku zmiany nazwy firmy, koniecznym jest aby przez następny rok dodawać w nawiasie obok nowej nazwy także starą nazwę firmy. Stanowi o tym art. 554 k.s.h. – „W przypadku gdy zmiana brzmienia firmy dokonywana w związku z przekształceniem nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu "dawniej", przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.”. 

Przekształcenie staje się skuteczne z dniem zarejestrowania nowej spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek o rejestrację przekształcenia spółki z o.o. składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych i musi on zawierać: umowę spółki, oświadczenie o przekształceniu, uchwałę o powołaniu prokurentów (jeżeli ich powołano) wraz z ich zgodą i adresem do doręczeń, listę wspólników z adresami do doręczeń podpisaną przez zarząd, zgodę członków zarządu na ich powołanie wraz z adresami do doręczeń, oświadczenie wszystkich członków zarządu o niesieniu przez wspólników wkładów na kapitał zakładowy oraz dowód opłaty. Co ważne, wniosek taki należy złożyć w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy spółki. Oprócz wniosku należy o rejestrację należy pamiętać także o złożeniu wniosku o ogłoszenie przekształcenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. 

W przypadku przekształcenia JDG w spółkę z o.o. należy również pamiętać, iż sąd rejestrowy nie wykreśla z urzędu przedsiębiorcy przekształcanego z CEIDG. Dlatego też w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przedsiębiorca musi samodzielnie złożyć wniosek o jego wykreślenie z CEIDG. 

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Zgodnie z art. 551 § 2 k.s.h. „Spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, inną niż spółka jawna.”.  Może to nastąpić w dowolnym momencie, pod tym jednakże warunkiem, iż na taką zmianę wyrażą zgodę wszyscy jej wspólnicy. Podobnie jak w przypadku przekształcenia JDG w spółkę z o.o., za dzień przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. uznaje się dzień uzyskania wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS. 

Procedura przekształcenia spółki cywilnej może nastąpić w dwóch trybach: pełnym lub uproszczonym. O tym, który ze wskazanych trybów jest możliwy do zastosowania, zależy od praw do prowadzenia spółki przysługujących wspólnikom. Jeżeli bowiem wszyscy wspólnicy mają takie samo prawo do prowadzenia spraw spółki, możliwe jest zastosowanie procedury uproszczonej. W przeciwnym wypadku konieczne jest przeprowadzenie procedury w trybie pełnym. 

Procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. w trybie pełnym składa się z czterech etapów:

1. przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami - plan przekształcenia to dokument, który przygotowują wspólnicy posiadający uprawnienia do prowadzenia spraw spółki. Powinien on zawierać określone informacje, dotyczące m.in.: wartości bilansowej majątki jakim dysponuje przekształcania spółka, struktury organizacyjnej spółki mającej powstać w wyniku przekształcenia czy też wartości udziałów oraz praw przysługujących wspólnikom. Do planu dodatkowo należy dołączyć także projekt uchwały w sprawie przekształcenia, projekt umowy spółki oraz sprawozdanie finansowe. Taki plan, wraz z załącznikami, należy przygotować w formie pisemnej. Często przyjmuję on postać aktu notarialnego, choć co do zasady taka jego forma jest wymagana tylko w przypadku spółek jednoosobowych;
2. zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia spółki – obowiązek ten wynika wprost z art. 560 § 1 k.s.h. Zawiadomienie należy wysłać dwukrotnie: pierwszy raz co najmniej miesiąc przed planowanym głosowaniem nad uchwałą oraz drugi nie wcześniej niż dwa tygodnie po pierwszym. W zawiadomieniu winno się poinformować wspólników o miejscu i czasie, w którym wspólnicy mogą zapoznać się ze szczegółowym planem przekształcenia; 
3. głosowanie nad uchwałą o przekształceniu spółki – możliwość dokonania przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. wymaga zgody wszystkich wspólników. Wedle obowiązujących przepisów uchwała podjęta jednomyślnie zastępuje umowę spółki z o.o., przy czym aby wywołała ona moc prawną winna być sporządzona w formie aktu notarialnego. Uchwała o przekształceniu winna zawierać takie informacje jak: forma prawna przekształconej spółki (w omawianym przypadku będzie to spółka z o.o.), wartość kapitału zakładowego spółki z o.o., zakres praw przysługujących wspólnikom, imiona i nazwiska członków zarządu oraz zgoda wspólników na plan przekształcenia; 
4. wpis spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS – złożenie wniosku o wpis musi nastąpić w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały o przekształceniu. Po uzyskaniu wpisu do KRS konieczna jest także aktualizacja danych w CRBR (Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych), bowiem w niej gromadzone są informacje na temat osób, które sprawują bezpośrednią kontrolę nad spółkami prawa handlowego.

Procedura przekształcenia w trybie uproszczonym jest mniej sformalizowana, bowiem nie ma obowiązku przygotowywania planu przekształcenia ani wysyłania zawiadomień do pozostałych wspólników. Cały proces ogranicza się zatem tylko do trzech etapów: 

1. przygotowania dokumentów dotyczących przekształcenia, a więc sprawozdania finansowego oraz projektów uchwały w sprawie przekształcenia i umowy spółki z o.o.,
2. głosowania nad uchwałą, oraz
3. zarejestrowania spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS. 

Przy przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z o.o. warto również pamiętać o skutkach tego przekształcenia. Przede wszystkim warto wspomnieć, iż nowo powstała spółka z o.o. przejmuje w całości prawa i obowiązki spółki cywilnej, przez co staje się ona automatycznie stroną wszystkich umów zawartych wcześniej przez spółkę cywilną – niezależnie od tego, czy dotyczą one świadczenia usług czy relacji z kontrahentami. Spółka z o.o. przejmuje również wszelkie zobowiązania finansowe spółki cywilnej, w tym kredyty, pożyczki czy zobowiązania podatkowe. Ta sama zasada dotyczy praw własności, praw majątkowych, a także koncesji czy zezwoleń. Warto także pamiętać o kwestiach podatkowych - jedną z nich jest obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Ponieważ jednak w wyniku tego procesu nie dochodzi do likwidacji działalności spółki cywilnej, a jedynie zmiany jej formy prawnej, nowo powstały podmiot ma prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT. Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością ogranicza również ryzyko wspólników, którzy odpowiadają za zobowiązania spółki jedynie do wysokości wniesionego wkładu. Ta zasada nie dotyczy jednak zobowiązań powstałych przed dniem przekształcenia. W ich przypadku, przez okres 3 kolejnych lat, wspólnicy spółki z o.o. ponoszą solidarną odpowiedzialność.

Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. 

Ostatnią z omawianych form przekształcenia jest przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. W tym przypadku przekształcenie będzie przebiegało w tożsamy sposób jak ma to miejsce w odniesieniu do przekształcenia spółki cywilnej, a więc możliwe jest przyjęcie procedury przekształcenia w trybie pełnym lub uproszczonym.

Składając wniosek do KRS dołączyć należy następujące dokumenty:

1. umowę spółki przekształconej i uchwałę o przekształceniu spółki – przy czym nie załączamy samego dokumentu tylko w specjalnej rubryce wskazujemy otrzymany od notariusza numer CREWAN (czyli numer, pod którym dany akt został zarejestrowany w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych),
2. listę wspólników podpisaną przez zarząd spółki, zawierającą imię i nazwisko albo firmę i siedzibę każdego wspólnika, a także adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów,
3. listę zawierającą imię, nazwisko i adresy do doręczeń członków zarządu,
4. oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,
5. zgodę członków zarządu na pełnienie funkcji w spółce, przy czym jeżeli wniosek o wpis do KRS jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki, składanie oświadczeń w przedmiocie zgody na pełnienie funkcji w zarządzie spółki nie  jest wymagane,
6. dowód uiszczenia opłat (w wysokości 500 zł za wpis oraz 100 zł za ogłoszenie zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym) oraz 17 zł tytułem pełnomocnictwa (jeżeli wspólników reprezentuje pełnomocnik), 
7. ewentualnie pismo z prośbą o wpisanie przekształcenia do rejestru w dniu, który spółka przyjęła jako bilansowy dzień przekształcenia.

Od 1 marca 2020 r. wspólnicy spółki jawnej nie muszą składać oświadczeń o uczestnictwie w spółce przekształconej. Obecnie wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

Wniosek o przekształcenie spółki jawnej w sp. z o.o.  do rejestru wnoszą wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej bądź ich pełnomocnik. Złożenie wniosku o wpis spółki przekształconej powinno nastąpić nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z o.o. 

Przekształcenie w spółkę z o.o. następuje z dniem przekształcenia, którym jest dzień wpisu spółki z o.o. (spółki przekształconej) do rejestru. Jednocześnie, spółka jawna jest wykreślana z rejestru KRS. Warto także zaznaczyć, iż w przypadku przekształcenia spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest nadawany nowy numer NIP oraz REGON. Ponadto, jeżeli spółka była zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, spółka z o.o. nie będzie musiała składać ponownego zgłoszenia rejestracyjnego do celów podatkowych.  

Planujesz dokonać przekształcenia? – zapraszamy do kontaktu!

Nasza Kancelaria oferuje przedsiębiorcom profesjonalną pomoc prawną w przejściu procedury przekształcenia działalności krok po kroku. Dokonamy analizy Państwa sytuacji, sporządzimy niezbędne dokumenty, a następnie przeprowadzimy proces rejestracji krok po kroku. 

Skontaktuj się z nami już dzisiaj!