Rola sygnalisty w zakładzie pracy

W naszym systemie prawnym coraz częściej słyszymy o sygnalistach w zakładach pracy oraz konieczności wdrożenia procedur umożliwiających ich ochronę. Wszystko to za sprawą Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów). Czego dokładnie dotyczy dyrektywa unijna 2019/1937, kim są sygnaliście i jak powinni być chronieni? Zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem. 

Dyrektywa unijna 2019/1937 – czego dotyczy?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. zakłada ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a tym samym nakłada obowiązek wprowadzenia w przedsiębiorstwach procedur zabezpieczających sygnalistów. 

W myśl zatem tej dyrektywy, określone w niej firmy oraz instytucje zobowiązane są do podejmowania szeregu działań zmierzających do dostosowanie tych podmiotów do założeń dyrektywy poprzez podjęcie działań w postaci stworzenia wewnętrznych procedur, zapewnienia komunikacji, szkoleń, jak również przypisanie zadań i odpowiedzialności oraz stworzenie wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości, które mają zostać stworzone w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby zgłaszającej. 

Dyrektywa 2019/1937 ma na celu poprawę egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. 

Kto jest więc sygnalistą w myśl dyrektywy? 

Sygnalistą jest zatem osoba, która zgłasza wewnątrz organizacji lub na zewnątrz (a więc organom ścigania lub podmiotom nadzorującym) naruszenia norm prawnych, o których powzięła wiedzę w czasie wykonywania obowiązków zawodowych w zakładzie pracy. Dyrektywa 2019/1937 posługuje się terminem „osoba dokonująca zgłoszenia”, które oznacza osobę fizyczną zgłaszającą lub ujawniającą publicznie informacje na temat naruszeń, o których dowiedziała w związku z wykonywaną przez nią pracą. 

W myśl art. 6 dyrektywy 2019/1937, osoby dokonujące zgłoszenia kwalifikują się do objęcia ochroną prawną na mocy niniejszej dyrektywy, pod warunkiem że:

1. miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie są objęte zakresem stosowania niniejszej dyrektywy; 
2. dokonały zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z art. 7 (zgłoszenie informacji na temat naruszeń za pośrednictwem wewnętrznych kanałów i procedur dokonywania zgłoszeń) albo zgłoszenia zewnętrznego zgodnie z art. 10 (zgłoszenie za pośrednictwem właściwych organów wyznaczonych przez państwa członkowskie do przyjmowania zgłoszeń) lub dokonały ujawnienia publicznego zgodnie z art. 15 dyrektywy. 

Ponadto, osoby które dokonały anonimowego zgłoszenia informacji na temat naruszeń lub anonimowo ujawniły publicznie takie informacje, a następnie zostały zidentyfikowane i doświadczyły działań odwetowych, również kwalifikują się do objęcia ich ochroną, jednakże pod warunkiem, że spełniają powyższe warunki. 

Ochrona tożsamości sygnalistów oraz środki ochrony 

Dyrektywa unijna obejmuje sygnalistów ochroną już od momentu, kiedy zdecydowali się zgłosić nieprawidłowości. Dyrektywa o ochronie sygnalistów w art. 19 chroni sygnalistów przed podjęciem wobec nich działań odwetowych polegających m. in. na: odmowie  nawiązania stosunku pracy, degradacji lub wstrzymania awansu, dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania, zmiany miejsca pracy czy też obniżenia wynagrodzenia. 

Dyrektywa nakłada także na państwa członkowie obowiązek zapewnienia sygnalistom wszelkich środków wsparcia, w szczególności: 

1. bezpłatny i otwarty dla wszystkich dostęp do kompleksowych i obiektywnych informacji oraz porad na temat dostępnych procedur i środków ochrony prawnej mających na celu ochronę przed działaniami odwetowymi oraz na temat praw przysługujących osobie, której dotyczy zgłoszenie;
2. skuteczną pomoc ze strony właściwych organów w kontaktach z wszelkimi odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym, jeżeli jest to przewidziane w prawie krajowym, do uzyskania zaświadczenia, że kwalifikują się one do objęcia ochroną na mocy niniejszej dyrektywy; 
3. pomoc prawną w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych oraz pomoc prawna w dalszych postępowaniach, a także doradztwo prawne lub inna pomoc prawna. 

Państwa członkowskie mają także obowiązek zapewnić sygnalistom wszelkie środki ochrony przed działaniami odwetowymi, takie jak m.in. nie ponoszenie odpowiedzialności w związku z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, nie ponoszenie odpowiedzialności w związku z uzyskaniem informacji będących przedmiotem zgłoszenia, dostęp do środków zaradczych w odpowiedzi na działania odwetowe, zapewnienie środków prawnych i pełnego odszkodowania za szkodę poniesioną przez sygnalistów w związku z dokonanym zgłoszeniem. 

Dyrektywa dopuszcza możliwość aby państwa członkowskie mogły przyjąć lub utrzymać w mocy przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, jeżeli są korzystniejsze niż przepisy niniejszej dyrektywy. Nie może natomiast nastąpić sytuacja, w której wdrożenie dyrektywy powodowałoby obniżenie poziomu ochrony już przyznanej przez państwa członkowskie w dziedzinach objętych dyrektywą. 

Implementacja dyrektywy do polskiego porządku prawnego 

Artykuł 26 dyrektywy przewiduje, iż państwa członkowskie zobowiązane są do dokonania implementacji wspomnianej dyrektywy do dnia 17 grudnia 2021 r. Natomiast w przypadku podmiotów prawnych w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników dyrektywa przewiduje odstępstwo, wedle którego zobowiązane są do 17 grudnia 2023 r. wprowadzić w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wypełnienia obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń. 

W polskim porządku prawnym do dnia dzisiejszego brak jest jednakże kompleksowej regulacji zapewniającej ochronę sygnalistom. W chwili obecnej w dalszym ciągu prowadzone są prace nad projektem ustawy o ochronie sygnalistów. Dnia 25 maja 2023 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji opublikowana została kolejna już wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. 

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu, „ustawa ureguluje warunki objęcia ochroną w związku ze zgłoszeniem lub publicznym ujawnieniem naruszenia prawa, włączając w to okoliczności, w których możliwe będzie dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia informacji o naruszeniu prawa, pojęcie naruszenia prawa, sposób postępowania zgłaszającego (tryb zgłoszenia lub ujawnienia publicznego) i wymogi co do rzetelności zgłaszanych informacji związane z przesłanką uzasadnionych podstaw dokonania zgłoszenia. Dopełnienie warunków będzie wiązało się z objęciem ochroną przewidzianą w ustawie. 

Zakresem ustawy objęte będzie zgłaszanie naruszeń prawa niezależnie od tego, czy dokonywane będzie przez świadczących pracę w ramach stosunku pracy, czy też przez inne osoby, które powzięły wiadomość o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od podstawy prawnej i formy świadczenia pracy lub pełnienie służby, jak również niezależnie od tego, czy dany stosunek prawny ma zostać dopiero nawiązany, istnieje czy już ustał. Środki ochrony stosowane będą odpowiednio także wobec innych osób, takich jak osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane ze zgłaszającym oraz podmioty powiązane ze zgłaszającym, w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające zgłaszającego. Powyższe w szczególności odpowiada wymogom art. 4 Dyrektywy. 

Ustawa określi ponadto pojęcie działań odwetowych oraz konkretne środki ochrony, w tym w obszarze prawa pracy oraz odnośnie do różnych form ewentualnej odpowiedzialności zgłaszającego, także na gruncie stosunków cywilnoprawnych oraz praw i obowiązków publicznoprawnych w zakresie, w jakim przypisywanie zgłaszającemu odpowiedzialności lub inne podejmowane wobec niego działania miałyby charakter działań odwetowych. Zgłoszenie lub publiczne ujawnienie informacji o naruszeniu może niekiedy skutkować odpowiedzialnością osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie. Jednocześnie zgłoszenie lub ujawnienie informacji nieprawdziwych godzi w prawnie chronione dobra takich osób. 

Dlatego też ustawa uwzględni potrzebę ochrony praw osób, których dotyczy zgłoszenie lub publiczne ujawnienie nieprawdziwych informacji o naruszeniu. Ustawa ureguluje trzy tryby możliwego postępowania (zgłoszenia lub ujawnienia) w charakterze reakcji na powziętą informację o naruszeniu, tj. skierowanie zgłoszenia do podmiotu prawnego, do organu publicznego oraz ujawnienie publiczne. W powyższym zakresie w ustawie określone zostaną tryb zgłaszania, w tym podmioty, do których zgłoszenie może być kierowane, oraz zasady postępowania w związku z przyjęciem zgłoszenia, wobec zgłaszających.  Dyrektywa przewiduje możliwość wykonywania zadań w zakresie zgłaszania lub ujawniania naruszeń prawa, w szczególności udzielania informacji i wsparcia zgłaszającym oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie, przez jeden, wyraźnie określony organ krajowy. Ustawa określi podmiot pełniący rolę takiego organu (Państwowa Inspekcja Pracy) i jego zadania.”

Najnowszy projekt ustawy wprowadza kilka najważniejszym poprawek w stosunku do pierwotnego projektu ustawy, a mianowicie:

1. zmiany w zakresie zgłoszeń wewnętrznych – wedle projektu, podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem jednak że będą one wykonywane zgodnie z ustawą. Ponadto, z listy obowiązkowych elementów procedury wewnętrznej wyeliminowano określenie systemu zachęt do korzystania w pierwszej kolejności ze zgłoszeń wewnętrznych i umiejscowienie ich w składnikach fakultatywnych tej procedury; 
2. zmiany w zakresie zgłoszeń zewnętrznych – według nowego projektu, ochrona sygnalisty dokonującego zgłoszenia rozpocznie się dopiero po otrzymaniu przez niego zaświadczenia o ochronie, na którego wydanie organ publiczny będzie miał instrukcyjny termin 30 dni, co zdaniem autorów projektu ma ograniczyć zewnętrzne i promować zgłoszenia wewnętrzne; 
3. zmiany w zakresie okresu retencji danych – aktualny projekt wprowadza 3-letni okres przechowywania danych, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono daną sprawę; 
4. zmiany w zakresie vacatio legis – po przyjęciu ustawy, ma ona wejście po upływie 2 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, z pewnymi wyjątkami co do niektórych przepisów, które wejdą w życie już następnego dnia po ogłoszeniu; 
5. zmiany w zakresie organów uprawnionych do przyjmowania zgłoszeń – z definicji „organu publicznego” usunięto Komisję Nadzoru Finansowego, co pozbawia ten organ przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Z kolei Państwowa Izba Pracy została zachowana jako „instytucja centralna”, w konsekwencji czego ma ona być uprawniona do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w sytuacji, gdy trudne będzie określenie właściwego organu publicznego.

Ciężko jednakże stwierdzić, kiedy finalnie ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie do polskiego systemu prawnego bowiem prace nad nią trwają już od wielu lat, a ich koniec jest trudny na dzień dzisiejszy do przewidzenia. 

Ochrona sygnalistów w Polsce 

W oczekiwaniu na ostateczną wersję ustawy o ochronie sygnalistów oraz jej wejście w życie, coraz więcej firm tworzy wewnętrzne regulaminy zgłoszeń wewnętrznych oraz wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń prawa, wdrażając tym samym niejako postanowienia jakie nakłada na nie dyrektywa 2019/1937. 

Jak zatem może wyglądać taki regulamin skoro brak jest ostatecznej wersji projektu ustawy nakreślającego jego formę? 

W pierwszej kolejności zawarte powinny w nim być postanowienia dotyczące sposobu dokonywania zgłoszeń oraz informacji jakie powinny być w takim zgłoszeniu zawarte. Zazwyczaj jest to możliwość dokonania zgłoszenia (również anonimowo) na piśmie, elektronicznie, za pośrednictwem portalu lub na specjalnym formularzy stworzonym przez pracodawcę. Następnym punktem jest określenie obowiązków osoby przyjmującej zgłoszenia oraz Zespołu ds. prowadzenia działań następczych, gdzie określa się w sposób kompleksowy kto jest uprawniony do przyjmowania zgłoszeń oraz jakie w wyniku zgłoszenia winien podjąć działania. Ważnym punktem jest także wskazanie sposobu obsługi zgłoszeń, w szczególności określenie sposobu potwierdzania przyjętego zgłoszenia. 

Kolejnym istotnym punktem regulaminu jest dokładne określenie działań następczych jakie powinny zostać podjęte po otrzymaniu zgłoszenia danego naruszenia oraz jak wyglądać będzie postępowanie wyjaśniające w sprawie. W większości tworzonych regulaminów działania następcze podejmuje specjalny Zespół ds. przeprowadzania działań następczych, którego skład powoływany jest na mocy upoważnienia/zarządzenia pracodawcy. W tym miejscu nadmienić należy, iż w skład Zespołu możliwe jest powołanie adwokata, co z oczywistych względów zapewnia pełne bezpieczeństwo co do prawidłowego przebiegu i weryfikacji zgłoszeń oraz zgodności podejmowanych działań z obowiązującym prawem. 

Ważnymi elementami regulaminu są także postanowienia dotyczące prowadzenia rejestru zgłoszeń (zasad jego prowadzenia), dokładne określenie prawa i ochrony sygnalistów oraz osób zaangażowanych, a także szczegółowe uregulowania dotyczące gromadzenia i ochrony danych osobowych. 

Podsumowując, wewnętrzny regulamin zgłoszeń naruszeń prawa i ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, mimo odpowiedniej regulacji w tym zakresie, jest możliwy do sporządzenia – byleby zawierał uregulowanie tych kwestii, na które uwagę zwraca Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937. 

Nasza Kancelaria oferuje Państwu szeroką oraz kompleksową pomoc w procedurze tworzenia wewnętrznego regulaminu zgłaszania naruszeń i ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, jak również wszelkich dokumentów oraz zarządzeń i ich wdrożenia w zakładzie pracy. Ponadto, Kancelaria oferuje także swoje usługi w postaci możliwości powołania do Zespołu ds. podejmowania działań następczych, co z uwagi na szerokie doświadczenie w zakresie tworzenia procedur ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa gwarantuje pełne bezpieczeństwo co do prawidłowości tworzenia oraz wdrażania procedur ochrony zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Zapraszamy do współpracy.!