2023-09-04

Praca zdalna po zmianach Kodeksu pracy 2023 r.

Coraz popularniejszym staje się wykonywanie pracy w formie zdalnej. Do rozpowszechnienia tej formy pracy przyczyniła się pandemia COVID-19 oraz wprowadzone ograniczenia w zakresie kontaktów między ludzkich, co skutkowało przejściem większości pracowników (u których było to możliwe) na pracę zdalną.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie z dnia 7 kwietnia 2023 r. Zastąpiły one dotychczasowe regulacje prawne dotyczące telepracy, które z dniem wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej zostały uchylone. Jakie regulacje prowadzono w związku z pracą zdalną? Zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem.

Definicja pracy zdalnej

Pracę zdalną stanowi praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kluczowym elementem pracy zdalnej jest zatem to, iż pracodawca nie może narzucić miejsca wykonywania pracy (wtedy to nie będzie już praca zdalna), lecz miejsce musi być z nim uzgodnione.

Pracę zdalną można wykonywać w pełnym wymiarze czasu pracy lub częściowo.

Ustalenia dotyczące wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga jej uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą, które może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W trakcie zatrudnienia uzgodnienia odnośnie pracy zdalnej mogą być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym wniosek taki pracownik musi złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym przes siebie i wskazanym we wniosku terminem rozpoczęcia pracy.

Możliwość złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia w formie elektronicznej stanowi wyjątek od zasady z art. 29 § 4 k.p., zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Dokonując ustalenia dotyczących wykonywania pracy zdalnej, strony umowy winny dokonać uzgodnień obejmujących: fakt pracy zdalnej, ustalenie czy będzie ona częściowa czy całkowita, ustalenie miejsca wykonywania pracy oraz inne istotne elementy pracy zdalnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Praca zdalna może być wykonywana również na zlecenie pracodawcy. Może to jednakże nastąpić wyłącznie w następujących przypadkach:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub,
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać przez pracodawcę cofnięte w każdym czasie, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Ponadto, w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest to niezwłocznego poinformowania o powyższym pracodawcy, który również niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W art. 6719 § 6 k.p. ustawodawca wyszczególnił przypadki, w jakich pracodawca zobowiązany jest do uwzględniania wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. Ma to w stosunku do:

pracownicy w ciąży;
pracowników będących rodzicami:

wychowującymi dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;

pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W powyższych sytuacjach odmowa uwzględnienia wniosku pracownika jest możliwa wyłącznie gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

W innych natomiast przypadkach pracodawca nie jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną, szczególnie jeżeli przemawiają za tym kwestie związane z organizacją pracy u pracodawcy lub koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone przez pracodawcę w porozumieniu zawianym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, albo - jeżeli w ciągu 30 dni nie dojdzie do porozumienia z zakładową organizacją związkową lub u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (konieczne są wtedy konsultacje z przedstawicielami pracowników) – w regulaminie pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 6720 § 6 k.p., w porozumieniu lub regulaminie określającym wykonywanie pracy zdalnej powinny znaleźć się postanowienia określające:

grypę lub grupy pracowników możliwych do objęcia pracą zdalną,
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywanie pracy zdalnej,
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego,
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Wykonywanie pracy zdalnej jest także możliwe, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. Wtedy też zasady wykonywania pracy zdalnej są ustalane bezpośrednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawieranym z pracownikiem.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić na wniosek każdej ze stron. Po jego złożeniu, strony zgodnie ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, przy czy termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. W braku porozumienia co do terminu, rozpoczęcie pracy na poprzednich warunkach następuje po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki pracodawcy

Ustawodawca w przepisach dotyczących wykonywania pracy zdalnej zawarł również szereg postanowień nakładających na pracodawców obowiązki w związku z wykonywaniem pracownika pracy w formie zdalnej. Do obowiązków tych należą:

zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy,
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycie innych kosztów niż wyżej wskazane, które pozostają bezpośrednio związane z wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej, a ich zwrot został określony w dokumentach związanych z pracą zdalną,
zapewnienie szkoleń i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest także do określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Pracownik powinien potwierdzić na piśmie lub elektronicznie zapoznanie go przez pracodawcę z procedurą ochrony danych osobowych oraz jest zobowiązany do jej przestrzegania.

Praca zdalna okazjonalna

W rozdziale dotyczącym pracy zdalnej ustawodawca wprowadził także pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Zgodnie z art. 6733 k.p., praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wprowadzenie zatem pracy zdalnej okazjonalnej może nastąpić wyłącznie na wniosek pracownika, a pracodawca nie ma prawa jej wprowadzić z własnej inicjatywy. Wniosek pracownika może być złożony w wersji papierowej lub elektronicznej.

Mimo, iż wprowadzenie pracy zdalnej okazjonalnej następuje na podstawie wniosku pracownika, nie można utożsamiać jej z urlopem pracownika na żądanie, a zatem pracodawca ma prawo odmówić jej wprowadzenia i to bez konieczności uzasadniania odmowy.

Wynika to z faktu, iż ustawodawca wyłączył bowiem stosowanie przepisów art. 6719 - 6724 oraz art. 6731§ 3, czyli mówiących m.in. o uzgodnieniu wykonywania pracy zdalnej, obowiązku uwzględnienia wniosku m.in. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, czy pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Okazjonalna praca zdalna wyłącza także m.in. obowiązek jej uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych, przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej czy też zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy. Pozostawiono natomiast pracodawcy możliwość kontroli pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalną, przy czym zasady jej prowadzenia muszę być wcześniej uzgodnione z pracownikiem.

Podsumowanie

Praca zdalna ma zapewnić większa elastyczność w wykonywaniu pracy. Konieczne jest jednakże aby szczegółowe zasady jej wykonywania zostały zawarte w aktach wewnątrz zakładowych.

Nasza Kancelaria oferują kompleksową pomoc w skonstruowaniu oraz wprowadzeniu wewnątrzzakładowych regulacji związanych z wykonywanie pracy zdalnej w Państwa firmie, jak również pomoc w załatwianiu wniosków pracowników o jej wprowadzenie. Zapraszamy do kontaktu.